Consejos para escribir un correo electrónico

Escribir un correo electrónico es una de las actividades más usuales en la vida laboral y académica, sin embargo, muchas veces no están escritos de la mejor manera, lo que puede provocar que la comunicación no sea la mejor ni la más clara.

Es por eso, por lo que te doy algunos consejos para que no tengas problemas a la hora de comunicarte por este medio tan importante.

• Siempre (o casi siempre) es mejor un mensaje nuevo

Es cierto que en algunas ocasiones tendremos que responder un mensaje que nos han enviado, sin embargo, si el correo electrónico que estamos enviando no es exactamente una respuesta, es mejor escribir en el espacio en el que corresponde la dirección de correo a la que queremos que llegue el mensaje. Esto es así porque muchas personas pueden contestar ese mensaje, y el tuyo, así como los otros, irán quedado soterrados en la bandeja. A veces ni siquiera se ven.

• Elige bien el asunto

En el asunto debes escribir de una a cinco palabras que expliciten la intención de tu mensaje. Por favor, jamás escribir el mensaje en el asunto. Me han enviando correos así y es terrible.

• No olvides las frases de cortesía

Recuerda que los correos electrónicos son las cartas modernas. Así que es muy importante ser cortés, a la vez que asertivo en nuestra comunicación.

Es necesario hacer un saludo amable. Si haremos una solicitud, petición o reclamo, procuremos hacerla en los mejores términos posibles. Del mismo modo cuando nos despidamos deseemos un buen día y agradezcamos siempre su atención.

• Preséntate

Si es tu primer contacto con esa persona ofrécele todos los datos necesarios para que ella sepa quién y en qué contexto le está escribiendo. Incluso, si es una persona que viste una vez y te dio su correo electrónico, usa de referencia ese encuentro y date a conocer. Eso hace sentir más cómodas a las personas.

• Respuesta total

Si estamos respondiendo es importante leer atentamente el mensaje que nos han enviado. Y tratemos de resolver todas las dudas que tiene la otra persona. Si no tenemos una respuesta definitiva o concluyente sobre algo, lo podemos explicar y dar sus razones.

• Orden (en párrafos, por favor)

Ya sea que estemos enviando o respondiendo un mensaje, procuremos que nuestra información sea lo más organizada posible. Para eso, los párrafos son la clave.

 El orden de la información puede ser cronológico, de importancia, de urgencia, de lo abstracto a lo concreto, de lo general a lo particular y viceversa, etcétera. Lo importante es que la otra persona sienta que está tratando con alguien que se toma el tiempo de organizar sus ideas.

• Utiliza la textualidad a tu favor

En los correos electrónicos formales existe la dificultad de que son solo texto. Usemos eso a nuestro favor e impresionemos al otro, procurando ser lo más claros posible. No importa si nos extendemos o parecemos redundantes, es peor asumir y presuponer lo que el otro ya sabe.

• Elige una forma de tratamiento

Desde que comiences el correo, elige la forma en que tratarás a la otra persona. Puede ser vos, usted, tú. También si tiene un cargo o una profesión, si lo llamarás así o solamente por su nombre. Y procura que esa sea la forma en que la tratas en persona o tratarás en caso de que aún no la conozcas.

• Ortografía

Lógicamente debemos cuidar nuestra ortografía, ella es nuestra embajadora con la otra persona en ese momento. Recuerda que la ortografía contempla uso de letras, uso de signos y tildes.

• Tipografía

Cuida la estética. Procura que la fuente que usas, el tamaño, el color y demás detalles gráficos se vean lo más organizados posible. Evita la extravagancia, las fuentes diminutas y las fuentes enormes.

• Firma con sencillez

Una buena firma es una firma sencilla, que proporcione tu nombre (primer nombre y primer apellido), tu contacto y esencialmente a qué te dedicas. Si gustas, puedes agregar automáticamente una frase que te defina o defina tu filosofía de vida.

• Escribe con comodidad

A veces descuidamos detalles por no escribir desde un lugar cómodo. Puede que nos vengan mejor las computadoras que los teléfonos, puede que nos venga mejor una biblioteca que un parque.

Josué R. Álvarez